R.O.I
Cercle de Philosophie et Lettres de l’Université Libre de Bruxelles
Règlement d’Ordre Intérieur
Titre Ier – Généralités, modification, approbation
Art. 1er.
Tout membre s'engage à respecter le présent Règlement d'Ordre Intérieur.
Art. 2.
Toute modification au présent règlement d'Ordre Intérieur doit être proposée par le Conseil d’Administration par écrit et présentée lors de la seconde assemblée générale ordinaire.
Art. 3.
Les membres peuvent soumettre au Conseil d’Administration des demandes de modifications et ce, au plus tard, lors de la première assemblée générale ordinaire.
Art 4.
L’approbation du règlement d’ordre intérieur se fait lors de la seconde assemblée générale ordinaire, à la majorité simple.
Art. 5.
La modification, l’ajout ou la suppression d’un ou plusieurs articles du présent Règlement d’Ordre Intérieur nécessite l’approbation de l’assemblée générale.
Titre II – Des membres
Art. 6.
Les membres sont agréés après paiement de la cotisation et vérification des conditions posées par les statuts.
Art. 7.
Les membres sont détenteurs d’une carte de membre délivrée et signée par le.la secrétaire.
Art. 8.
La carte de membre confère les avantages suivants :
Le tarif réduit ne peut être octroyer que sur présentation de la carte de membre ; toutefois lors d’activités de plus grande ampleur telles que le bal ou un TD, le.la secrétaire mettra à disposition des personnes gérant les entrées une liste complète des membres, il incombera alors au membre de prouver son identité en cas d’oubli de la carte de membre.
Art. 9.
Une procédure d’exclusion pourra être engagée par le Conseil d’Administration envers tout membre endettant l’association de telle manière qu’il en entrave le bon fonctionnement.
Art. 10.
Tout membre ayant une dette envers le Cercle ne pourra valablement se présenter aux élections ou en cooptation.
Art. 11.
Tout membre a le droit de consulter les bilans moraux mi -mandats au moins 8 jours avant l’Assemblée Générale ordinaire de décembre (sous réserve que la modification de l’article 17 des statuts soit approuvée) et de consulter les bilans moraux au moins 8 jours avant l’Assemblée Générale ordinaire « Élections ». De plus, ces bilans moraux devront être imprimés sous format papier et disponibles au cercle. Ils devront également être envoyés aux membres, joints aux convocations.
Titre III – Du Comité de Baptême et du Comité de Cercle
Art. 12.
Tout membre du Comité de Baptême est considéré comme membre après paiement de la cotisation dénommée « Pass Guindaille » tel qu’explicité à l’article 12bis du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
Art. 12bis.
Tout membre du Comité de Cercle est considéré comme membre effectif après paiement de la cotisation dénommée « Pass Guindaille » tel qu’explicité à l’article 12bis du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
Art. 14.
Au plus tard le 15 octobre, tous les membres du Comité de Baptême ainsi que tous les membres du Comité de Cercle verseront au trésorier du Cercle le « Pass Guindaille ». Le « Pass Guindaille » comprend le paiement de la cotisation ainsi que toutes les bières consommées pendant les activités de baptême et les tournées de Cercle. Ce montant sera fixé chaque année par le Conseil d’Administration et le Président de Baptême sans dépasser le montant de 500€. Le montant du « Pass Guindaille » sera communiqué aux Comités dans le courant du mois de juin. Un étalement du paiement pourra être demandé, celui-ci sera examiné au cas par cas par les mêmes personnes si la demande en est faite au plus tard un mois avant la première activité de baptême.
Art. 15.
Lorsqu’un membre du Comité de Baptême ou du Comité de Cercle est en défaut de paiement du « Pass Guindaille » le Conseil d’Administration et le Président de Baptême peuvent prendre, ensemble, la décision de « détoger » le membre jusqu’à régularisation de sa situation.
Art. 16.
Le Conseil d’Administration et le Président de Baptême peuvent prendre, ensemble, la décision de « détoger » un membre du Comité de Baptême ou du Comité de Cercle endettant l’association de telle manière qu’il en entrave le bon fonctionnement. La mesure sera d’application jusqu’à régularisation de la situation.
Art. 17.
Le Comité de Baptême à la charge de coopter un Comité de Baptême parmi les personnes baptisées par le cercle de Philosophie & Lettres de l'ULB.
Titre IV – De l’état financier du Cercle
Art. 18.
Tout achat fait pour le Cercle ou pour une activité qui y est liée est subordonné à l’aval du.de la trésorier.e et à la remise d’une note de frais par la suite.
Art. 19.
Un rapport sur l’état financier du Cercle est présenté lors de chaque réunion de bureau et lors de chaque réunion de Cercle.
Art. 20.
Un rapport sur l’état financier du bar est présenté par le.la gestion bar lors de chaque réunion de Cercle.
Art. 21.
Seuls les membres du Conseil d’Administration sont capables de signer une reconnaissance de dette.
Art. 22.
Si le Cercle doit rembourser des dettes, le Conseil d’Administration décidera par consensus des priorités de paiement.
Art. 23.
Le.la trésorier.e et le.la trésorier.e folklore (sous réserve que la création de ce poste soit approuvée) doivent suivre la formation trésorerie organisée pour l’Association des Cercles Etudiants.
Art. 24.
Le.la trésorier.e et le.la trésorier.e folklore veillent à présenter en réunion de cercle un budget prévisionnel théorique une fois par trimestre pour les futures activités du cercle.
Art. 25.
Les comptes du cercle se composent d'un compte général, d'un compte folklore, d'un compte bar. Gérés respectivement par le.la trésorier.e, le.la trésorier.e folklore et le.la gestion bar. Chacun.e de celleux-ci veille à remettre un rapport des activités des comptes au.à la trésorier.e. Celui.elle-ci a un droit de regard et d'activité sur chacun d'eux. Le.la trésorier.e distribue les avoirs du cercle selon les besoins de chacun.
Titre V – Du vote en assemblée générale
Art. 26.
Tout vote en assemblée générale doit être écrit.
Art. 27.
Les bulletins de votes seront consignés dans la farde du/de la secrétaire.
Titre VI – De l’entrée en vigueur et de l’application
Art. 28.
Le présent Règlement d’Ordre Intérieur entre en vigueur dès son approbation par l’assemblée générale conformément à l’article 23 des statuts.
Art. 29.
L’article 23 des statuts stipule qu’il incombe au Conseil d’Administration de veiller à l’application du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
Règlement d’Ordre Intérieur
Titre Ier – Généralités, modification, approbation
Art. 1er.
Tout membre s'engage à respecter le présent Règlement d'Ordre Intérieur.
Art. 2.
Toute modification au présent règlement d'Ordre Intérieur doit être proposée par le Conseil d’Administration par écrit et présentée lors de la seconde assemblée générale ordinaire.
Art. 3.
Les membres peuvent soumettre au Conseil d’Administration des demandes de modifications et ce, au plus tard, lors de la première assemblée générale ordinaire.
Art 4.
L’approbation du règlement d’ordre intérieur se fait lors de la seconde assemblée générale ordinaire, à la majorité simple.
Art. 5.
La modification, l’ajout ou la suppression d’un ou plusieurs articles du présent Règlement d’Ordre Intérieur nécessite l’approbation de l’assemblée générale.
Titre II – Des membres
Art. 6.
Les membres sont agréés après paiement de la cotisation et vérification des conditions posées par les statuts.
Art. 7.
Les membres sont détenteurs d’une carte de membre délivrée et signée par le.la secrétaire.
Art. 8.
La carte de membre confère les avantages suivants :
- le droit de vote aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires
- le droit de se présenter aux élections, sauf application de l’article 10 du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
- un tarif réduit lors de certaines activités du Cercle (bal, TD, cabaret,...)
Le tarif réduit ne peut être octroyer que sur présentation de la carte de membre ; toutefois lors d’activités de plus grande ampleur telles que le bal ou un TD, le.la secrétaire mettra à disposition des personnes gérant les entrées une liste complète des membres, il incombera alors au membre de prouver son identité en cas d’oubli de la carte de membre.
Art. 9.
Une procédure d’exclusion pourra être engagée par le Conseil d’Administration envers tout membre endettant l’association de telle manière qu’il en entrave le bon fonctionnement.
Art. 10.
Tout membre ayant une dette envers le Cercle ne pourra valablement se présenter aux élections ou en cooptation.
Art. 11.
Tout membre a le droit de consulter les bilans moraux mi -mandats au moins 8 jours avant l’Assemblée Générale ordinaire de décembre (sous réserve que la modification de l’article 17 des statuts soit approuvée) et de consulter les bilans moraux au moins 8 jours avant l’Assemblée Générale ordinaire « Élections ». De plus, ces bilans moraux devront être imprimés sous format papier et disponibles au cercle. Ils devront également être envoyés aux membres, joints aux convocations.
Titre III – Du Comité de Baptême et du Comité de Cercle
Art. 12.
Tout membre du Comité de Baptême est considéré comme membre après paiement de la cotisation dénommée « Pass Guindaille » tel qu’explicité à l’article 12bis du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
Art. 12bis.
Tout membre du Comité de Cercle est considéré comme membre effectif après paiement de la cotisation dénommée « Pass Guindaille » tel qu’explicité à l’article 12bis du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
Art. 14.
Au plus tard le 15 octobre, tous les membres du Comité de Baptême ainsi que tous les membres du Comité de Cercle verseront au trésorier du Cercle le « Pass Guindaille ». Le « Pass Guindaille » comprend le paiement de la cotisation ainsi que toutes les bières consommées pendant les activités de baptême et les tournées de Cercle. Ce montant sera fixé chaque année par le Conseil d’Administration et le Président de Baptême sans dépasser le montant de 500€. Le montant du « Pass Guindaille » sera communiqué aux Comités dans le courant du mois de juin. Un étalement du paiement pourra être demandé, celui-ci sera examiné au cas par cas par les mêmes personnes si la demande en est faite au plus tard un mois avant la première activité de baptême.
Art. 15.
Lorsqu’un membre du Comité de Baptême ou du Comité de Cercle est en défaut de paiement du « Pass Guindaille » le Conseil d’Administration et le Président de Baptême peuvent prendre, ensemble, la décision de « détoger » le membre jusqu’à régularisation de sa situation.
Art. 16.
Le Conseil d’Administration et le Président de Baptême peuvent prendre, ensemble, la décision de « détoger » un membre du Comité de Baptême ou du Comité de Cercle endettant l’association de telle manière qu’il en entrave le bon fonctionnement. La mesure sera d’application jusqu’à régularisation de la situation.
Art. 17.
Le Comité de Baptême à la charge de coopter un Comité de Baptême parmi les personnes baptisées par le cercle de Philosophie & Lettres de l'ULB.
Titre IV – De l’état financier du Cercle
Art. 18.
Tout achat fait pour le Cercle ou pour une activité qui y est liée est subordonné à l’aval du.de la trésorier.e et à la remise d’une note de frais par la suite.
Art. 19.
Un rapport sur l’état financier du Cercle est présenté lors de chaque réunion de bureau et lors de chaque réunion de Cercle.
Art. 20.
Un rapport sur l’état financier du bar est présenté par le.la gestion bar lors de chaque réunion de Cercle.
Art. 21.
Seuls les membres du Conseil d’Administration sont capables de signer une reconnaissance de dette.
Art. 22.
Si le Cercle doit rembourser des dettes, le Conseil d’Administration décidera par consensus des priorités de paiement.
Art. 23.
Le.la trésorier.e et le.la trésorier.e folklore (sous réserve que la création de ce poste soit approuvée) doivent suivre la formation trésorerie organisée pour l’Association des Cercles Etudiants.
Art. 24.
Le.la trésorier.e et le.la trésorier.e folklore veillent à présenter en réunion de cercle un budget prévisionnel théorique une fois par trimestre pour les futures activités du cercle.
Art. 25.
Les comptes du cercle se composent d'un compte général, d'un compte folklore, d'un compte bar. Gérés respectivement par le.la trésorier.e, le.la trésorier.e folklore et le.la gestion bar. Chacun.e de celleux-ci veille à remettre un rapport des activités des comptes au.à la trésorier.e. Celui.elle-ci a un droit de regard et d'activité sur chacun d'eux. Le.la trésorier.e distribue les avoirs du cercle selon les besoins de chacun.
Titre V – Du vote en assemblée générale
Art. 26.
Tout vote en assemblée générale doit être écrit.
Art. 27.
Les bulletins de votes seront consignés dans la farde du/de la secrétaire.
Titre VI – De l’entrée en vigueur et de l’application
Art. 28.
Le présent Règlement d’Ordre Intérieur entre en vigueur dès son approbation par l’assemblée générale conformément à l’article 23 des statuts.
Art. 29.
L’article 23 des statuts stipule qu’il incombe au Conseil d’Administration de veiller à l’application du présent Règlement d’Ordre Intérieur.
Statuts
En l’an mille neuf soixante-neuf, a été constituée l’association sans but lucratif « Cercle de philosophie et Lettres », dont les membres fondateur.trice.s étaient :
- M. Gahide, Jean-Pierre Yvon Ghislain, demeurant à Tournai, rue Sainte-Catherine, 8, étudiant de nationalité belge ;
- Mlle Mignolet, Danielle Simone Marguerite, demeurant à Schaerbeek, chaussée de Louvain, 691, étudiante, de nationalité belge ;
- M. Stiennon, Vladimir Ferdinand, demeurant à Anderlecht, rue Henri Delaere, 39, étudiant, de nationalité belge.
TITRE Ier. – De la dénomination, du siège, de l’objet, de la durée et des buts
Article 1er. Il est constitué, sous la dénomination Cercle de Philosophie et Lettres de l'Université Libre de Bruxelles, en abrégé : C.P.L., une association sans but lucratif. Le cercle regroupe essentiellement des étudiant.e.s inscrit.e.s en bacheliers ou en master à l’U.L.B., Université Libre de Bruxelles ; en Faculté de Lettres, Traduction et Communication et dans les départements d’Histoire, Arts et Archéologie et de Philosophie, d’Éthique, et des Sciences des religions de la Faculté de Philosophie et Sciences sociales.
Art. 2. L’association a son siège à l’U.L.B. - Campus du Solbosch, avenue Paul Héger, 22, bte 166, 1000 Bruxelles, dans la Région de Bruxelles-Capitale. Toute modification du siège social est décidée par l’assemblée générale de l’association et doit être déposée au dossier tenu au greffe du Tribunal de l’entreprise et publiée dans les 30 jours aux annexes du Moniteur belge. L’association possède comme adresse email officielle celle de son.sa président.e : [email protected].
Art. 3. Le Cercle de Philosophie et Lettres a :
1) pour buts :
- de gérer les intérêts des étudiant.e.s ;
- de représenter ceux.elles-ci devant les autorités académiques et toutes organisations ;
- d’organiser des activités culturelles, sociales et folkloriques ;
- de concourir à la défense et au progrès du libre examen ;
- d’être pluraliste et déconfessionnalisé.
2) pour objets de réaliser ses buts par tous les moyens en se basant sur un libre-examinisme constructif, en étroite collaboration avec ses membres.
Art. 4. La durée de l’association est illimitée. Elle peut être dissoute dans la forme et dans les conditions requises pour les modifications aux statuts.
TITRE II. – Des membres
Art. 5. Le Cercle de Philosophie et Lettres reconnaît comme membres :
- des membres effectif.ve.s : le comité de cercle.
- des membres adhérent.e.s : toute personne détenant une carte de membre. Les conditions d'accès pour être membres adhérents sont explicitées dans les articles 7 et 8.
- des membres d'honneur : les membres de l'Ordre du Soleil.
Art. 6. Le.la membre effectif.ve souscrit aux statuts du cercle, au Règlement d'Ordre Intérieur et au principe du libre examen, doit être étudiant.e à l'ULB lors de son année de mandat et participe aux activités organisées par son cercle. Les membres effectif.ve.s forment le comité de cercle et ont le droit de vote aux réunions ; il.elle.s sont éligibles pour une année et rééligibles par les membres effectif.ve.s et/ou adhérent.e.s lors de l’assemblée générale si et seulement si ces dernier.ère.s entrent toujours dans les conditions d’éligibilité telles qu’annoncés par les Statuts et le R.O.I. La cotisation pour devenir membre ne peut être supérieure à 500 euros.
Art. 7. Le.la membre adhérent.e est agréé.e par le comité après avoir souscrit aux statuts, au Règlement d'Ordre Intérieur ainsi qu’au principe du libre examen.
Art. 8. Des membres adhérent.e.s pourront être coopté.e.s par le comité de cercle afin de l’aider dans le cadre de certaines de ses activités. Il.elle.s n’ont pas le droit de vote aux réunions.
Art. 9. Le nombre de membres effectif.ve.s est limité au nombre de postes du comité de cercle et ne peut être inférieur à deux. Les premier.ère.s membres ont été les fondateur.trice.s énuméré.e.s ci-dessus.
Art. 10. Tout.e membre qui attenterait gravement aux statuts ou aux règlements arrêtés conformément aux statuts ou qui causerait à l’association un préjudice moral ou matériel grave peut être exclu.e de l’association par l’assemblée générale, statuant à la majorité des deux tiers des membres présent.e.s ou représenté.e.s. Le.la membre concerné.e devra obligatoirement être convoqué.e à cette dernière par tout moyen de communication que le Conseil d’Administration jugera recevable. En cas de nécessité, le Conseil d’Administration peut, à la majorité des deux tiers des voix valablement exprimées, décider de la suspension temporaire de la qualité de membre, et ce, sous réserve de la ratification de cette décision par la prochaine assemblée générale qui statuera simultanément sur l’exclusion de ce.tte membre. En cas d’impossibilité de réunir l’Assemblée Générale avant une date jugée trop lointaine pour le bon fonctionnement du Cercle, le Conseil d’Administration peut temporairement et par consensus déchoir les prérogatives d’un.e membre effectif.ve jusqu’à la convocation de ladite Assemblée Générale qui statuera et votera l’exclusion ou la non-exclusion du ou de la membre effectif.ve.
Art. 11. Tout.e membre est libre de se retirer de l’association en adressant sa démission par lettre, email ou tout autre moyen de communication qui sera jugé recevable par le Conseil d’Administration. Cette démission ne l’exonère pas d’acquitter les cotisations qui pourraient être dues par lui.elle. Perd également la qualité de membre de l’association, le.la membre qui ne paie pas les cotisations qui lui incombent avant la clôture de l’exercice social.
Art. 12. Le.la membre exclu.e, démissionnaire ou ayant perdu sa qualité de membre perd tous ses droits aux avantages de l’association et ne peut réclamer ni aucune part dans l’avoir social, ni le remboursement de cotisation ou versements quelconques effectués en faveur de l’association.
TITRE III. – De l’assemblée générale
Art. 13. L’assemblée générale se compose de tous les membres effectif.ve.s et des membres adhérent.e.s présent.e.s. Tou.te.s les membres ont un droit de vote égal à l'assemblée générale. Une délibération de l’assemblée générale est nécessaire pour les objets suivants :
- La modification des statuts ;
- La nomination et la révocation des administrateur.trice.s et commissaires, le cas échéant, ainsi que la fixation de leur rémunération (si une rémunération est prévue) ;
- L’approbation des budgets et comptes ;
- La décharge des administrateur.trice.s et commissaires, ainsi que, le cas échéant, l'introduction d'une action judiciaire de l'association contre les administrateur.trice.s et les commissaires ;
- L’exclusion des membres ;
- La fixation des cotisations des membres ;
- La dissolution de l’association ;
- La transformation de l’association en AiSBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale ou en société coopérative entreprise sociale agréée ;
- La donation ou la réception d’un apport à titre gratuit d’une universalité ;
- Tous les autres cas où la loi ou les statuts l'exigent.
Art. 14. Chaque membre effectif.ve ou adhérent.e dispose d’une voix légale pour voter les résolutions de l’assemblée générale. Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des membres présent.e.s ou représenté.e.s sauf dans le cas où il en est décidé autrement par les statuts ou par la loi. Les abstentions, les votes blancs et votes nuls ne sont pas pris en compte dans le vote. L’assemblée générale siège valablement que si la moitié des membres de l’association est présente. Néanmoins la présence ou la représentation de deux tiers des membres effectif.ve.s est requise pour :
- l’élection du comité ;
- l’exclusion d’un.e membre ;
- la modification des statuts ou du R.O.I.;
- la dissolution de l’association.
Art. 15 Chaque membre adhérent.e présent.e ou représenté.e conformément aux dispositions des statuts, dispose d’une voix légale pour voter les résolutions des assemblées générales ordinaires et extraordinaires. L’assemblée générale siège valablement que si la moitié des membres de l’association est présente.
Art. 16. Les membres effectif.ve.s ou adhérent.e.s peuvent se faire représenter aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires par d’autres membres effectif.ve.s et/ou adhérent.e.s. Toutefois, chaque membre effectif.ve ou adhérent.e présent.e ne peut être porteur.euse de plus d’une procuration écrite.
Art. 17. Trois assemblées générales ordinaires sont convoquées chaque année.
- La première assemblée générale ordinaire, tenue entre le 1er mars et le 30 avril, procède à la présentation, par le comité, de chacun des postes à pourvoir au sein du comité de cercle. Il est procédé à la demande et au vote, à la majorité des 2/3 des membres présent.e.s, la moitié des membres de l’association devant être présent, des dérogations
- pour les candidatures qui ne rentrent pas dans les conditions d'accès à un poste au sein du comité ou du conseil d'administration. Il est également procédé à la présentation des propositions de modifications des statuts de l'association. S’y tiennent également la présentation d’un bilan moral, l’examen des comptes, ainsi que la décharge du comité sortant. Le conseil d’administration reste en charge de l’ASBL jusqu’à l’élection du Conseil d’Administration suivant.
- La deuxième assemblée générale ordinaire, tenue au minimum huit jours après la première assemblée, procède à la nomination du nouveau comité. Celle-ci ne prenant effet qu’après l’élection du nouveau comité. Il est également procédé au vote des propositions de modifications des statuts et/ou du règlement d'Ordre intérieur de l'association.
- La troisième assemblée générale ordinaire, tenue entre le 1er décembre et le 31 décembre, procède à la présentation par le comité de cercle des bilans financier et moraux mi-mandat et du bilan de la bleusaille.
Art. 18 Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée. Ceci à la demande du Conseil d’Administration ou d’un cinquième des membres effectif.ve.s. La réunion de l’Assemblée doit avoir lieu dans les 40 jours et la convocation doit être envoyée dans les 21 jours de la demande.
Art. 19. Les assemblées générales sont convoquées par le.la président.e ou le.la secrétaire au moins quinze jours à l’avance. La convocation est publiée sur le site internet de l'association et est également envoyée à l'adresse électronique de chacun.e des membres effectif.ve.s et adhérent.e.s, sauf lorsque cette dernière n'a pas été communiquée par le.la membre, au plus tard cinq jours avant la seconde assemblée générale ordinaire. Seuls les points indiqués dans l’ordre du jour et communiqués dans la convocation de l’Assemblée générale peuvent être débattus. Une proposition de point à l’ordre du jour peut être faite par au moins 1/20 des membres. Une copie des documents qui doivent être transmis à l'assemblée générale est envoyée sans délai et gratuitement aux membres, aux administrateur.trice.s et aux commissaires qui en font la demande. Les résolutions sont prises à la majorité absolue des voix des membres présent.e.s et représenté.e.s que si la moitié des membres de l’association est présente, sauf dans les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les statuts. Les abstentions, les votes blancs et votes nuls ne sont pas pris en compte dans le vote. L’assemblée générale est présidée par le.la président.e du Conseil d’Administration. En cas d’empêchement de celui.celle-ci, ses fonctions sont assumées par un.e administrateur.trice choisi par le Conseil d’Administration. Le.la secrétaire ou une personne désignée rédige le procès-verbal des assemblées générales.
Art. 20. L’assemblée ne peut valablement délibérer sur les modifications de statuts que si celles-ci sont explicitement indiquées dans la convocation. Si les deux tiers des membres effectif.ve.s ne sont pas présent.e.s ou représenté.e.s à la première réunion, il peut en être convoqué une seconde qui pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des membres présent.e.s. Cette seconde réunion ne peut être tenue durant les quinze jours suivant la première.
Art. 21. En cas de modification des statuts ou de dissolution, l’assemblée générale délibérera à la majorité des deux tiers des voix des membres présent.e.s ou représenté.e.s, le quorum de présence étant de 2/3 des membres. Toute modification aux statuts est déposée dans les 30 jours après l’assemblée générale au greffe du tribunal compétent et publiée aux Annexes du Moniteur belge conformément au Code des sociétés et associations du 1 mai 2019. Il en est de même pour toute nomination ou cessation de fonction d’un.e administrateur.trice, d’une personne habilitée à représenter l’association, d’une personne déléguée à la gestion journalière ou d’un.e commissaire. Si la modification porte sur les buts en vue desquels l’association s’est constituée ou les objets mis en œuvre pour les atteindre, elle ne sera valable que si elle est votée par 4/5ème des membres présent.e.s à l’assemblée, le quorum de présence étant de 2/3 des membres.
Art. 22. Les résolutions de l’assemblée sont portées oralement à la connaissance des membres et des tiers à la suite de celle-ci et sont consignées dans la farde du secrétaire. La farde du.de la secrétaire consigne également les procès-verbaux des réunions tenues par les membres effectif.ve.s au cours de l'année. Il est de l'attribut du.de la secrétaire de la garder et de la rendre disponible à la consultation pour les membres.
TITRE IV. – Du Conseil d’Administration
Art. 23. L’association est administrée par un Conseil d’Administration. Le mandat des membres du Conseil d’Administration n’est pas rémunéré. Le nombre d’administrateur.trice.s est légalement fixé à deux minimums et doit être en toute hypothèse inférieur au nombre de membres effectif.ve.s. Si un.e ou plusieurs administrateur.trice.s sont en vacances, le.la ou les administrateur.trice.s restant.e.s continuent à former un Conseil d'Administration ayant les mêmes pouvoirs que si le Conseil était complet. Le Conseil d’Administration a la gestion des affaires de l’association. Tout ce qui n’est pas expressément réservé à l’assemblée par la loi et les statuts est de sa compétence. Il représente celle-ci dans tous les actes judiciaires ou extrajudiciaires. Il peut notamment faire et recevoir des dépôts ; acquérir, échanger ou aliéner tous biens meubles et tous biens immeubles nécessaires pour réaliser l’objet social ; prendre ou donner à bail, ou sous-louer, même pour plus de neuf ans ; recevoir tous subsides et subventions, privés ou officiels ; accepter ou recevoir tous legs et donations ; consentir ou conclure des contrats, marchés et entreprises en vue de la réalisation de l’objet social, consentir ou accepter tous subrogations et cautionnements ; effectuer des avances ; consentir toutes hypothèses avec stipulation de voie parée ; renoncer à des droits réels, privilèges et actions résolutoires ; donner mainlevée, avant ou après paiement, dispenser de toute inscription d’office ; plaider tant en demandant qu’en défendant devant toute juridiction et exécuter tous jugements ; transiger, compromettre. Le conseil d’administration élabore enfin le Règlement d’Ordre Intérieur de l’association et, après son approbation par l’assemblée générale, le fait appliquer.
Art. 24. Les actes engageant l’association sont rédigés par deux membres du Conseil, dont au moins le.la président.e ou le.la vice-président.e. Toutefois, le Conseil pourra déléguer à l’un.e des membres ses pouvoirs pour tout ce qui concerne la gestion des quittances.
Art. 25. Le Conseil statue à la majorité simple, tou.te.s ses administrateur.trice.s ayant les mêmes droits. Les administrateur.trice.s agissent en collège. Les délibérations du Conseil d’Administration sont constatées par des procès-verbaux dans un registre tenu au siège social de l’association et signés par deux membres qui ont pris part aux délibérations.
Art. 26 Le Conseil d’Administration est élu pour une année. Ses membres font partie du comité de cercle. Il est composé d’administrateur.trice.s qui pourvoient aux postes suivants :
- président.e ;
- vice-président.e interne ;
- vice-président.e externe ;
- secrétaire ;
- trésorier.ère ;
- gestion bar ;
- folklore-librex.
Art. 27. Tout.e candidat.e au Conseil d’Administration doit être membre de l'association, avoir été baptisé.e par le cercle ou avoir participé à un baptême d'un autre cercle de l'ULB, être en BA2, avoir effectué au moins une année en tant que délégué.e de cercle et ne doit pas avoir de dette envers le cercle, et doit être régulièrement inscrit.e à l'ULB lors de son année de mandat.
Art. 28. Tout.e candidat.e au poste de président.e doit être membre de l'association, avoir été baptisé.e par le cercle ou avoir participé à un baptême d'un autre cercle de l'ULB, avoir effectué au moins une année en tant que membre du Conseil d'Administration et ne doit pas avoir de dette envers le cercle, et doit être régulièrement inscrit.e à l'ULB lors de son année de mandat.
Art. 29. Le Conseil d’Administration tient au siège de l’association un registre des membres effectif.ve.s et adhérent.e.s conformément à l’article 9.3 du Code des sociétés et associations du 1 mai 2019. Ce registre reprend les nom, prénom, domicile et adresse e-mail des membres ou lorsqu’il s’agit d’une personne morale, la dénomination sociale, la forme juridique et l’adresse du siège social. En outre, toutes les décisions d’admission, de démission ou d’exclusion des membres sont inscrites dans ce registre par les soins du Conseil d’Administration endéans les huit jours de la connaissance que le conseil a eue de la décision. Le Conseil d'Administration peut décider que le registre sera tenu sous la forme électronique avec les mêmes conditions énoncées ci-dessus.
TITRE V. – Du comité de cercle
Art. 30. Le comité de cercle dirige le cercle et sa direction est collégiale.
Art. 31. Le comité de cercle se compose du Conseil d’Administration et des membres effectif.ve.s occupant les postes suivants :
- trois délégué.e.s bar ;
- un.e délégué.e social ;
- un.e délégué.e culture ;
- deux délégué.e.s semaine culturelle ;
- deux délégué.e.s fêtes ;
- un.e délégué.e bal ;
- un.e délégué.e photos ;
- un.e délégué.e sport ;
- un.e trésorier.e folklore ;
- deux délégué.e.s informations/web master ;
- deux délégué.e.s Philomène, journal du cercle ;
- un.e délégué.e sponsors-Jobday ;
- un.e délégué.e éco-responsable ;
- un.e délégué.e voyage.
Art. 32. Tout.e candidat.e à un poste de délégué.e doit être membre de l'association, avoir été baptisé.e par le cercle ou avoir participé à un baptême d'un autre cercle de l'ULB et ne doit pas avoir de dette envers ce dernier, et doit être régulièrement inscrit.e à l’ULB lors de son année de mandat.
Art. 33. Les candidat.e.s au poste de délégué.e social, bal, au moins un des deux délégué.e.s bal et fêtes, sponsors-Jobday, folklore-librex, voyage et au moins un des deux délégué.e.s Philomène doivent être détenteur.trice.s d'au moins deux étoiles, acquises selon la coutume folklorique, lors de la présentation de leur candidature en assemblée générale ordinaire. Les délégué.e.s Semaine Culturelle et Infos se présentent en binôme. Tout.e candidat.e au poste de trésorier.e folklore doit avoir effectué au moins une année en tant que membre du comité de cercle ou du comité de baptême. Le.la délégué.e folklore pour pouvoir être élu.e doit avoir effectué au moins une année de baptême complète en tant que comitard.e et une année de cercle.
Art. 34. Les règles de réunion, de gestion, d’organisation du travail du comité, le rôle des délégué.e.s, des coopté.e.s, des commissions du cercle, de même que toute autre gestion technique, sont fixés en détail par Le Règlement d’Ordre Intérieur auquel les présents statuts renvoient expressément.
Art. 35. Une réunion du comité de cercle est convoquée par toute voie de communication par le Conseil d’Administration une fois tous les quinze jours au moins, excepté pendant les sessions d’examens et les vacances scolaires.
Art. 36. Le comité ne délibère valablement que si la moitié des membres effectif.ve.s, dont le.la président.e ou les vice-président.e.s, est présente.
Art. 37. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres effectif.ve.s présent.e.s.
Art. 38. Des membres seront coopté.e.s pour la gestion des activités suivantes : le bal et pour la gestion du bar. Le comité est libre de coopter des membres pour toute autre tâche qui lui semble nécessaire.
Art. 39. Les délégué.e.s bal et fêtes sont responsables au même titre qu’un.e membre du conseil d’administration de l’ensemble des activités dont il.elle.s ont la charge et des engagements contractés dans le cadre direct ou indirect de l’organisation du bal et autres activités festives.
Art. 40. Le cumul entre un poste du Conseil d'Administration et une fonction au sein de comité de baptême est interdit, à l’exception du.de la délégué.e folklore-librex-St Verhaegen.
TITRE VI. – Des élections
Art. 41. Les candidatures sont à déposer par écrit entre les mains du.de la président.e ou du.de la secrétaire au plus tard 3 jours avant l’ouverture de la deuxième assemblée générale ordinaire. Dans le cas où il.elle ne serait pas possible de rendre le formulaire en main propre, un scan pourrait suffire jusqu’à ce qu’il.elle soit en mesure de le donner en main propre, le jour de l’AG.
Art. 42. Les membres du comité de cercle sont élu.e.s suivants les modalités suivantes :
- Tout.e membre peut être candidat.e à un poste maximum.
- Le.la candidat.e étant seul.e à se présenter à un poste est élu.e s’il.elle obtient la majorité absolue des voix.
- Le.la candidat.e ayant obtenu la majorité la plus élevée est élu.e lorsque plusieurs candidat.e.s se présentent au même poste à condition que celui.elle-ci ait moins de 40% de votes négatif. Dans un tel cas un nouveau tour de vote est requis.
- Les candidat.e.s ont le droit de vote.
- Les abstentions, les votes blancs et votes nuls ne sont pas pris en compte dans le vote.
Art. 43. Le quorum de votant.e.s est fixé à la majorité absolue des membres.
Art. 44. Chaque délégué.e du comité de cercle et les membres du Conseil d’Administration sont déchargé.e.s individuellement selon le vote de l’assemblée générale. Le.la trésorier.ère ne peut être déchargé.e que sous réserve de validation des comptes par l’Assemblée Générale. Ceux-ci doivent avoir été vérifiés par minimum deux réviseur.euse.s au compte. Les réviseur.euse.s ne peuvent en aucun cas faire partie de l’exercice en cours et seront idéalement constitués d’un.e ancien.ne et d’un.e extérieur.e.
TITRE VII. – De l’état financier du cercle
Art. 45. L’exercice social commence à l’élection des membres effectif.ve.s et se termine à l’élection des membres effectif.ve.s de l’année suivante. Les règles gouvernant la gestion financière du cercle sont fixées en détail par le règlement d’ordre intérieur. Le 30 avril de chaque année, l’exercice est clôturé. Le conseil d’administration dresse le compte de l’exercice et le budget du prochain exercice. L’un et l’autre sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire, après vérification du.de la ou des commissaires, le cas échéant.
Art. 46. Le remboursement de toute dépense par le.la trésorier.ère est subordonné à une justification de celle-ci et à la production d’une note de frais.
TITRE VIII. – Des activités
Art. 47. L’association organisera chaque année dans la mesure de ses possibilités, des activités folkloriques, sociales et culturelles.
Art. 48. L’association s’engage à soutenir et à participer aux activités culturelles, sociales et folkloriques de l’U.L.B. dans la mesure de ses moyens.
TITRE IX. – De la dissolution
Art. 49. L’assemblée générale ne peut prononcer la dissolution de l’Association que si les deux tiers de ses membres effectif.ve.s sont présent.e.s. Si cette condition n’est pas remplie, il pourra être convoqué une seconde réunion qui délibéra valablement quel que soit le nombre des membres présent.e.s. La seconde réunion ne pourra être tenue moins de 15 jours après la première. Aucune décision ne sera adoptée que si elle est votée à la majorité des deux tiers des membres effectif.ve.s présent.e.s.
L’assemblée générale qui prononce la dissolution nomme les liquidateur.trice.s, détermine leurs pouvoirs et fixe l’attribution de l’actif net de l’association qui sera obligatoirement consacré à un ou plusieurs des objets rentrant dans le programme de l’association et notamment, à ceux énumérés à l’article 3 des présents statuts mais obligatoirement consacré à des œuvres sociales.
TITRE X. – Des dispositions transitoires
Art. 50. Pour tout ce qui n’est pas spécifié dans les présents statuts, le Cercle de Philosophie et Lettres s’en remet à son règlement d'ordre intérieur, ainsi qu'aux dispositions prévues par le Code des sociétés et associations du 1 mai 2019 relatif aux A.S.B.L.